Под колпаком электронных касс | Часть 3: когда менять кассу?

Мы продолжаем рассказ про онлайн-кассы. От глобальных вопросов перейдем к конкретике: рассмотрим алгоритм перехода на новую технику и то, стоит ли спешить.

<< Под колпаком электронных касс | Часть 2: кому платить деньги?

В двух предыдущих статьях про онлайн-кассы мы обсуждали то, как 54-ФЗ связан со стратегией государства, он как повлияет на бизнес и какие изменения несет в бизнес-процессах. Напомним, что еще в декабре мы подготовили комплект видеоматериалов о новом порядке применения контрольно-кассовой техники. В нем весь комплекс проблем рассматривается с разных сторон, в том числе – «изнутри» государственных органов и компаний, занятых в обслуживании онлайн-касс. Здесь же мы публикуем отдельные части того рассказа.

Алгоритм перехода

Алгоритм перехода на работу с онлайн-кассами зависит от того, подлежит ли ваша касса модернизации. Для ряда аппаратов производители выпустили так называемые комплекты доработки, которые позволяют вместо ЭКЛЗ устанавливать в них ФН. Поэтому процесс перехода нужно начинать с того, чтобы выяснить у изготовителя ККТ и разработчика кассового программного обеспечения (ПО), будут ли их решения доработаны.

Если модернизация возможна, то порядок действий следующий:

  1. Составить график модернизации ККТ исходя из сроков действия ЭКЛЗ. Этот этап поможет в дальнейшем оптимально спланировать как работу, так и расходы.
  2. Проверить и подготовить документы для снятия ККТ с учета
  3. Подключить личный кабинет в ФНС, получить КЭП (электронную подпись)
  4. Определить бюджет мероприятия в соответствии с количеством модернизируемых аппаратов и стоимостью работ
  5. Обеспечить объекты интернетом. Многие торговые центры уже начали внедрять специальные сервисные вай-фай сети для арендаторов
  6. Заключить договор с ОФД. Без этого договора постановка на учет новых касс невозможна.
  7. Приобрести комплект модернизации для вашей ККТ
  8. Приобрести апгрейд кассового ПО
  9. Снять существующую ККТ с учета в ФНС
  10. Модернизировать ККТ
  11. Заменить ЭКЛЗ на фискальный накопитель (ФН)
  12. Обновить кассовое ПО
  13. Поставить ККТ на учет в ФНС

При покупке новых касс процесс несколько проще:

  1. Составить график модернизации ККТ,
  2. Подключить личный кабинет в ФНС, Получить КЭП
  3. Определить бюджет
  4. Обеспечить объекты интернетом
  5. Заключить договор с ОФД
  6. Приобрести новую ККТ и ПО
  7. Поставить ККТ на учет в ФНС

Обратите внимание на первые 2 пункта в этом списке: электронная подпись в налоговой потребуется вам в любом случае, так что имеет смысл заранее озаботиться этим вопросом и разобраться с личным кабинетом.

Купить или обновить?

Какой из двух путей выбирать: покупка новой кассы или доработка старой? Зависит от конкретной компании. Большинство касс-калькуляторов обновлению не подлежит и их придется менять. Для ряда моделей ККТ производители выпустили комплекты доработки. Их цена начинается от 1500 рублей, еще от 6 000 рублей предстоит заплатить за фискальный накопитель. В ряде случаев доработка может оказаться хорошим решением, в ряде – плохим: при этом возрастает суммарная сложность кассового узла, одновременно возрастет и вероятность различных проблем.

Еще одно ограничение – перед доработкой касса должна быть снята с учета.

Предприниматели часто спрашивают: возможна ли модернизация кассы «день в день». Да, теоретически это возможно, но при должной квалификации специалистов. В нашем видео о возможных подводных камнях предупреждают руководители компании «Дримкас».

Цена касс, подходящих под новые требования, начинается с 17 000 рублей. При этом большинство производителей настойчиво рекомендуют покупать не их, а более сложные комплексы. С одной стороны, они заботятся о своей прибыли. С другой – они правы. Потому что в новых условиях необходимо рассматривать не цену конкретно одной кассы, а всего аппаратно-программного комплекса, учитывая стоимость единовременных затрат по покупке, внедрению, постоянных затрат на эксплуатацию и возможностей, которые он дает.

Например, для многих станет важной интеграция кассы с бухгалтерией. Закон требует отправлять покупателю электронный чек, и кассиру намного удобнее сканировать QR-код покупателя с мобильного приложения, чем вбивать адрес или телефон, - значит, нужен сканер. И т.д.

А теперь – как правильно

Приведенный нами выше алгоритм не совсем правилен. Дело в том, что в новых условиях нужно выбирать не кассу как таковую, а весь комплекс программно-аппаратных средств.

Выбирая поставщиков касс и сервиса, прежде всего обращайте внимание не на аппаратуру, а на программное обеспечение. В новых условиях самым главным и чувствительным звеном будет именно оно. Устойчивая работа вашего бизнеса будет зависеть от того, насколько стабильно работает ПО, как оно интегрируется с системами внутреннего учета (той же 1С), каковы перспективы доработки до новых стандартов и форматов фискальных данных.

Приведем простой пример: в чеке должно отражаться название товара. Это значит, что в кассу должна быть загружена информация о вашем ассортименте. А если так, то логично заняться обеспечением интеграции кассового ПО с вашей учетной программой. Поэтому любые шаги начните с выяснения того, насколько совместимо ПО и с вашими учетными программами и с софтом оператора фискальных данных.

Также имейте ввиду, что ни одна программа сейчас не даст возможность адекватно работать со скидками и авансовыми платежами клиентов – проблемы кроются не в программах, а в стандарте фискальных данных. Подробнее об этом в наших видеоматериалах.

Теперь вернемся к наиболее важному вопросу: когда именно переходить на новые кассы. Если вы уже используете кассы, то обновить их вы должны до июля, если нет – приобрести новые до июля 2018-го. То есть формально время еще есть. Существуют определенные аргументы как за быстрый переход, так и за оттягивание этого момента.

В реальности времени осталось мало, тянуть не стоит. Все компании, занимающиеся обслуживанием ККТ, как один повторяют: чем раньше вы начнете заниматься переходом на новую технику, тем менее проблемно в итоге этот переход произойдет.

Внедрение новой техники вызывает колоссальное количество проблем и вопросов. В нашей подборке видео мы постарались отразить максимум из них. Многие надеются, что государство пойдет на попятную – отменит или перенесет сроки вступления 54-ФЗ в силу. Но оно настроено жестко: никаких переносов сроков введения закона в силу не планируется. Максимум, на что можно рассчитывать – на первых порах налоговая будет относительно благосклонно относится к возникающим у предпринимателей проблемам.

А может и не будет.