Успех работы магазина зависит от многих факторов: расположения, квалификации продавцов, оформления витрин, грамотной рекламы. Но есть еще одна важнейшая составляющая – грамотная работа с товарным запасом. Очередная статья из цикла «Московское Время» делиться опытом» рассказывает об управлении товарным запасом.

Торговля уже научилась обходиться без продавцов — существуют автоматы по продаже различных товаров, от железнодорожных билетов до газет и газировки. Интернет-магазины прекрасно обходятся и без торгового зала. Но вот товар есть в любом магазине — иначе это не магазин, а просто служба доставки. Причем из всех средств, вложенных в магазин, инвестиции в товар чаще всего оказываются самой значительной статьей. В то же время ассортимент, наряду с рекламой, является одним из немногих инструментов, с помощью которых владелец может управлять рентабельностью бизнеса. Рентабельность торгового предприятия определяется как отношение торговой надбавки в проданном товаре к общей сумме средств, вложенных в бизнес, и прежде всего — в товар. Товарный запас магазина это, по сути, замороженные деньги. Они не должны лежать, они должны работать. Бизнес тем более эффективен, чем быстрее происходит оборот этих денег и чем более высокой будет наценка у каждой единицы проданного товара. В идеале товарный запас должен быть таким, чтобы:
• были максимально представлены пользующиеся наибольшим спросом модели, в том числе те, которые рекламируются в данный момент;
• наиболее хорошо продаваемые модели имелись в достаточном количестве;
• за период от одной поставки до другой ассортимент не вымывался слишком сильно;
• остатки товара не были избыточными;
• представленные товары обеспечивали достаточно высокую наценку.

При закупке товара нужно учитывать сезонные колебания спроса, текущие тенденции продаж, особенности покупателей данной конкретной точки. А еще хорошо бы вовремя выявлять пользующиеся повышенным спросом и «зависшие » модели, легко и быстро формировать заказы поставщику и многое другое. Уже одно это перечисление показывает, что управление товарным запасом — одно из сложнейших направлений деятельности предприятия.

Гадание на кофейной гуще

В реальности в большинстве магазинов вся работа в этом направлении сводится к заказу каких-то моделей у поставщика, причем формирование заказа во многом похоже на гадание на кофейной гуще. Делая закупку, владелец бизнеса чаще всего опирается на свою интуицию, опыт, статистику прошлых продаж и не слишком точные и оперативные сведениях об остатках. Эти методы были хороши для бакалейной лавки начала ХХ века, ассортимент которой составлял 100–200 позиций, а новые товары появлялись раз в полгода. В ситуации современного магазина, где в ассортименте зачастую более тысячи моделей часов различных марок, а новинки появляются раз в месяц, их эффективность более чем сомнительна.

Современные же методики, позволяющие анализировать и оптимизировать выручку с квадратного метра площади, оборот с витрины и прибыль по каждой марке, ставшие стандартными в супермаркетах, в часовых салонах практически не применяются. Особенно важной грамотная работа с товаром становится для сети. Здесь и ассортимент шире, и цена удач и ошибок возрастает пропорционально количеству торговых точек. Когда число магазинов увеличивается, стандартных листочков с остатками товара в каждой торговой точке уже недостаточно, чтобы эффективно сделать заказ. Поэтому для нас создание успешно работающего механизма управления товарными запасами — не роскошь, а насущная необходимость.

Другим путем

В сети «Московское Время » мы решили отказаться от традиционных схем в пользу современных технологий. Было принято решение создать информационную систему, позволяющую оперативно анализировать продажи и оптимизировать товарный запас каждого магазина и сети в целом. Ставя перед собой задачу по автоматизации торговых процессов, мы хотели, чтобы созданная система позволяла быстро реагировать на изменения, учитывать конъюнктуру рынка и быстро корректировать ассортиментную политику. Мы понимали, что внедрение подобной системы — довольно дорогое удовольствие, но практика подтвердила — игра стоит свеч. Основными компонентами новой системы управления ассортиментом стали программное обеспечение, коммуникации и подготовленный персонал. Принимая решение о том, какое программное обеспечение использовать — купить стандартное, уже существующее на рынке, или написать свою программу, — мы выбрали второй вариант.

Создание собственного ПО более долгий процесс, чем внедрение стандартного (у нас на разработку ушло порядка 2 месяцев, еще 3 месяца понадобилось на внедрение), но написанная под заказ программа в большей степени «заточена » под ваши нужды. В каждом магазине сети мы установили компьютер со специализированной программой и доступом в Интернет. Самой сложной частью работы по внедрению информационной системы, как мы и предполагали, стало обучение продавцов. Имея опыт торговли, не все из них умели работать с электронной базой данных. Пришлось организовывать своеобразные компьютерные курсы для персонала: каждую неделю консультанты изучали основы работы с компьютером. Руководили обучением разработчики нашей программы.

Как часы

Что мы получили в итоге? Автоматизированная информационная система, установленная в точках нашей сети, позволяет менеджеру магазина в режиме реального времени связываться с сервером компании, отправлять ежедневные отчеты о продажах и делать заказы товаров для своей точки. Эти заказы суммируются и могут тут же переправляться поставщикам. Менеджеры сети, имея полную информацию о движении товара в конкретном магазине и во всей сети в целом, могут готовить различные аналитические отчеты. На практике все выглядит следующим образом: как только покупатель приобрел часы где-нибудь в Самаре, а продавец пробил их по кассе, на центральный сервер приходит информация о том, какая модель, в котором часу и по какой цене была продана. Менеджер по закупкам в режиме реального времени проверяет, сколько подобных моделей осталось в сейфе самарского магазина и, если есть потребность, может доказать их. Таким образом становится невозможной ситуация отсутствия в магазине наиболее ходовых моделей.

Эта же система позволяет оптимизировать товарный запас магазина, избежать «замороженных денег ». Так, ряд моделей, которые, по мнению менеджера по закупкам, могут хорошо «пойти », магазин нередко заказывает по несколько штук — про запас. Иногда такая перестраховка оправданна, иногда приводит к тому, что в сейфе буквально пылится гора дорогих моделей. Информационная система позволяет удерживать запас в разумных границах и повысить тем самым скорость оборачиваемости средств. Очевидным позитивным следствием перехода на новую систему управления товарными запасами стало существенное сокращение складских запасов в центральном офисе. Теперь мы можем централизованно распределить по магазинам модели, которые те по каким-то причинам не заказывают. Но, главное, информацию о товарообороте мы получаем гораздо быстрее, чем раньше.

Зная, что и как продается, мы можем оперативно среагировать и «ухватить » какие-то тенденции в спросе, сделать дополнительный заказ поставщику на модели, которые неожиданно начали хорошо продаваться, или, наоборот — предпринять меры по продвижению «зависающих » позиций. Информационная система дает возможность проводить перемещение товара между магазинами: не секрет, что иногда модели, не пользующиеся спросом в одном магазине, могут хорошо продаваться в другом. При традиционной технологии управления торговыми запасами информация о продажах приходила в центральный офис только в середине следующего месяца и какая-либо быстрая реакция на изменения ситуации была невозможна. Теперь же мы обсуждаем итоги продаж на еженедельных летучках.

Предела совершенству — нет

Перефразируя классика, можно сказать, что закончить автоматизацию торгового процесса невозможно, ее можно только прекратить. В настоящий момент мы работаем над задачей создания единого информационного поля для магазинов сети «Московское Время ». Сейчас поток информации направлен от магазина к центральному офису и обратно. При этом магазины, расположенные в одном городе, не знают, что происходит у соседей. А как было бы здорово, если бы сведения об остатках товара в каждом из магазинов сети были доступны другим магазинам в режиме on-line. Представьте, пришел покупатель, ну, скажем, в ТЦ «Айсберг », что в Перми, походил, повыбирал, выбрал, но… А циферблата другого цвета у вас нет? Проделываем несложные манипуляции с ноутбуком, и… Вам повезло! Интересующая вас модель имеется в наличии в ЦУМе.

Ну и, конечно, мы постоянно работаем над информационным насыщением системы. Мало создать хороший программный продукт, необходимо также постоянно насыщать его дополнительной прикладной информацией. Например, каждому артикулу в нашей системе соответствует фотография модели. Это очень удобно при заказах, просмотре остатков и т.д. Добиться же стопроцентного наличия фотографий ВСЕХ моделей, имеющихся сейчас на складе в базе данных, крайне сложно — постоянное обновление ассортимента, ротация коллекций, порой какие-то модели продаются раньше, чем появляются их фотографии в базе данных.

Реальная выгода

Информационная система предназначена для управления товарным запасом не каждого магазина в отдельности, а всей большой сети в целом. При этом мы добились реальной оптимизации товарного запаса, оперативно получая и обрабатывая информацию, на основании которой в дальнейшем происходит переброска товара, подбор дополнительных коллекций, распределение зависших моделей, планирование рекламных компаний и т.п. Но преимущества от внедрения системы не ограничиваются только этим. Наши партнеры, открывающие магазины по системе франчайзинга, включаясь в систему, получают полную гарантию от убытков в случае приобретения низколиквидных моделей. Все понимают, что в товарном запасе любого магазина всегда присутствует быстрооборачивающийся товар, медленнооборачивающийся и совсем непродаваемые модели.

Часы — товар ассортиментный, т.е. попытка выставить только хиты не приводит к увеличению продаж, необходимо держать определенный ассортимент. Франчайзи, купив у нас коллекцию, скажем Orient, может не беспокоиться, что часть низкооборачиваемых моделей, застоявшихся на его полках, покрывшихся пылью, исцарапанных за годы примерок и передвижек, так и останется похороненной на его складе. Мы оперативно производим ротации всех коллекций, задавая в системе определенные параметры по оборачиваемости, поэтому весь товар на полках наших партнеров, включая неизбежный балласт, имеет отличный товарный вид и, следовательно, шансы на продажу. Отдельная тема для разговора — наши взаимоотношения с российскими компаниями, поставляющими в сеть «Московское Время » различные часовые марки. Нельзя объять необъятное, мы не можем только собственными силами снабжать сеть часами.

Появляются новые интересные марки, обновляют свои концепции уже известные, каждый год приносит на российский рынок несколько новых брэндов. Среди них есть очень привлекательные, вписывающиеся в концепцию наших магазинов брэнды, которыми мы с удовольствием торгуем в нашей сети. Мы открыты для сотрудничества, и все больше и больше компаний обращаются к нам с предложениями по своим маркам. В настоящий момент мы работаем с такими известными компаниями, как «Адора », «Время и технологии », группа «Слим», «Ориент-Тайм», «Северная часовая компания », «Тонер », Rochas и другими. Для них оперативная и объективная информация о товародвижении своих марок в магазинах нашей сети это не только удобство, но и реальная выгода от оптимизации своих товарных и финансовых потоков.

Только плюсы

Информационная система управления товарным запасом не только очень быстро окупила средства, затраченные на ее разработку и внедрение, но и приносит немалые выгоды. Благодаря ей нам удалось повысить скорость оборота средств, значительно ускорить обработку заказов, оптимизировать поставки и сократить транспортные расходы. К тому же информационная система позволяет менеджерам магазинов, находящихся в любом городе, заказывать товар, не приезжая в офис — через сервер компании, что дает экономию средств за счет уменьшения расходов на командировки. Информационная система позволяет управлять ассортиментом и товарным запасом, оставаясь в пределах заданных границ по важнейшим экономическим показателям, анализировать результаты различных изменений в магазине.

Например, мы можем четко видеть, как изменились продажи и рентабельность после добавления какой-то марки, перестановки коллекций местами, эффективность рекламной акции и т.п. Практика сети «Московское Время » показала, что эта система — не дань моде, а насущная необходимость. Уже сейчас в стандартные договора с франчайзерами мы включаем требование об обязательном внедрении этой системы в новые магазины. Думаем, что и для других организаций — небольших сетей или даже крупных отдельных салонов — имеет смысл внедрять похожие системы. Это непростой процесс, требующий затрат сил и средств. Но результаты не замедлят сказаться.

Опубликовано в журнале "Часовой Бизнес" № 4-2004

Портал профессионалов часового бизнеса TimeSeller.ru
При перепечатке активная ссылка обязательна

Теги: организация магазина Московское время 4-2004