Единовременное вложение денег в автоматизацию работы часовой компании «Академия Времени» позволило существенно сократить потери времени на операции с ассортиментом, повысить управляемость бизнеса и увеличить поток клиентов за счет новых услуг.

Единовременное вложение денег в автоматизацию работы часовой компании «Академия Времени» позволило существенно сократить потери времени на операции с ассортиментом, повысить управляемость бизнеса и увеличить поток клиентов за счет новых услуг.

Знакомая всем табличка «Учет» на двери магазина означает потери для обеих сторон торгового процесса. Покупатель испытывает досаду за потраченное время и невозможность приобрести необходимую вещь, а магазин банально теряет деньги – ведь в отличие от кассы, аренда и зарплата персонала в этот день продолжают исправно «щелкать». Между тем, провести проверку товара в магазине с каждым годом становится все сложнее, виной тому становится рост ассортимента часовых отделов и увеличение числа клиентов. Не удивительно, что в один прекрасный день руководство Тюменской часовой компании «Академия Времени» (бывший «Тик-Так») решили освоить современные технологии управления бизнесом.

Былые проблемы
Как и в большинстве других магазинов, до недавних пор все операции по оприходованию, ценообразованию, учету движения продукции, начислению премий продавцам, составлению отчетов о продажах в «Академии Времени» приходилось делать вручную. Переучет товара здесь проводили раз в полгода, на эту операцию отводился полный рабочий день, в который магазин был полностью закрыт. После учета нужно было исправлять выявленные ошибки – проверить/переписать цену и артикул каждых часов. Поскольку ассортимент магазинов составлял порядка 2000 моделей, на это уходило еще около недели работы одного сотрудника. Достаточно долгой была процедура оприходования поступившего товара, к тому же в среднем на 10 приходов приходилось по 2 случая пересортицы. Проблема пересортицы возникала и при продаже: бывало, что сотрудники неверно заносили артикулы часов, или в отчете о продажах отмечали не те модели, которые были проданы на самом деле. «Бумажная» система учета товара не позволяла отслеживать изменение закупочной цены товара в зависимости от партии и оперативно корректировать цену продажи при изменении курсов валют.

Таким образом, общие потери времени на работу с ассортиментом составляли примерно 2–3 человеко-дня в месяц, причем в какие-то моменты магазины не работали. Когда-то такие издержки не казались критичными. Но с изменением ситуации на рынке они стали весьма ощутимыми, и около года назад было принято непростое решение: инвестировать средства в комплексную автоматизацию процесса торговли.
Подрядчику, которым стала дружественная ИТ-компания, была поставлена задача создать программно-аппаратный комплекс, который должен обеспечивать наличие справочника номенклатуры товаров, учитывающего традиционные для часов характеристики, возможность добавления данных из Excel или печатных носителей (например, элемента номенклатуры, документа поступления и др.), автоматического расчета заработной платы сотрудников, поддерживал систему индивидуальных накопительных скидок клиентов, а также работу с платежными картами и подарочными сертификатами.

Новая конфигурация
В качестве основы системы была взята платформа «1С Предприятие 8, Управление Торговлей». На ее базе была разработана собственная конфигурация «Управление часовым салоном». Естественно, для реализации системы потребовалось оснастить кассы дополнительным оборудованием (сканер штрих-кодов, монитор, специализированный принтер и т.д.). Общая стоимость лицензионного программного обеспечения и оборудования составила около 110 тыс. рублей. Разработка необходимых программ обошлась «Академии Времени» примерно в 70 000 рублей. Довольно низкой цены удалось добиться благодаря давним отношениям с ИТ-компанией: рыночная стоимость работ оценивается примерно в 150 000 рублей.
Значительную часть стоимости проекта составили расходы на специализированное торговое оборудование и программное обеспечение. Сотрудничество с официальным дилером ведущих производителей и поставщиков всего спектра электронного и торгово-выставочного оборудования (Atol, ШтрихМ, Posiflex, Metrologic, Casio) позволило и здесь получить низкие цены.
Разработка и отладка новой конфигурации 1С заняла около трех месяцев. Все это время программа непрерывно совершенствовалась. Специалисты ИТ-компании, реализующей проект, на время его внедрения перешли на постоянную работу в «Академию Времени». Это позволило дорабатывать программу на месте и обучать каждого сотрудника салона всем нововведениям.
Нужны ли такие затраты? Менеджеры компании убеждены что да. Во-первых, резко ускорилось оприходование товара. Теперь оно происходит автоматически с помощью оцифровывания бумажных документов или загрузки данных из электронных накладных, присылаемых поставщиками - например, накладных в формате pdf, которые присылает Swatch Group. Оцифровка одного бумажного документа занимает около 5 минут, так что партия из 100 штук часов оприходуется за 20–30 минут. Посчитать общий экономический эффект от изменения процедур сложно, но удобство управления магазином повысилось в разы, существенно упростилась жизнь бухгалтерии.

Закодированный штрих
Ключевым моментом созданной системы является наличие на всем товаре штрих-кодов. Часть марок снабжает свои часы соответствующей биркой, для остальных такие бирки приходится распечатывать на термотрансферном принтере. Если удается, штрих-код и описание моделей загружаются с сайта производителя. Ну а в крайнем случае программа сама генерирует индивидуальный номер.
Использование штрихкодов позволило избавиться от пересортицы. Учет продукции в магазинах теперь занимает всего 2 часа и проводится без закрытия салона. Для этого просто выбираются утренние часы, когда трафик покупателей незначителен. На исправление бирок и данных в программе теперь уходит не неделя, а половина рабочего дня. Причем с исправлением недочетов прекрасно справляется один менеджер, так что остальной персонал занимается своими прямыми обязанностями.

Одним из приятных и полезных бонусов автоматизации стала интеграция программы учета товара и интернет-сайта компании: www.gkav.ru. Все данные, содержащиеся в 1С (артикул, цена и т.д.), автоматически отражаются в сети. Любые изменения в данных – тоже. Поэтому если на сайте написано, что модель такая-то есть в наличии, – значит, она действительно есть в магазине. Такой сервис способствовал притоку новых покупателей, активно использующих интернет.
Таким образом, часовая компания получила систему, которая в любое время предоставляет необходимую, актуальную информацию о состоянии бизнеса. Единожды понесенные затраты позволили добиться следующих преимуществ:
• повысить скорость и качество обслуживания из-за отсутствия задержек с приходом/продажей часов;
• повысить квалификацию персонала и его интерес к работе;
• защитить от недобросовестных сотрудников и клиентов.
На последнем пункте хотелось бы остановиться чуть подробнее. Система обеспечивает  двойной учет товара: на него есть дублирующие друг друга бумажные и электронные документы. Но если в тетрадке работник легко может написать, что он что-то продал (а проверить это сложно), то в программе товар будет числиться списанным только после того, как при продаже будет считан штрих-код и кассир распечатает чек. Второй случай, когда часы будут числиться списанными, – изъятие из продажи ответственным сотрудником по причине обнаружения брака. Таким образом, улучшается контроль над персоналом.
Разработанная для часовой компании «Академия Времени» система полностью адаптирована к нуждам любого часового магазина. В базу данных программы забита информация по всем маркам и моделям, которые есть в продаже, включая фото каждых часов, описание их типа механизма, особенностей внешнего вида и т.д.

Оборудование, используемое при создании автоматизированной системы управления часовыми салонами.
• фискальный регистратор «Штрих КОМБО ФРК»;
• системный блок кассового терминала agPOSmITX1;
• сканер штрихкодов  MК-5145 Eclipse RS-232;
• программируемая клавиатура Posiflex KB-6600;
• мышь Genius;
• ящик денежный Posiflex CR-3100;
• дисплей покупателя Posiflex PD-2200/ 2300/ 2300U;
• монитор TFT 15,6" Philips 160E1SB <glossy-black> 5ms;
• ИБП Ippon Back Power Pro 600;
• термотрансферный принтер Zebra TLP 2824.

Опубликовано в журнале "Часовой Бизнес" №2-2011

Портал профессионалов часового бизнеса TimeSeller.ru
При перепечатке активная ссылка обязательна

Теги: 2-2011 управление магазином штрихкодирование