Обернуться в срок

Автоматизация бизнес-процессов в часовой компании позволяет не только сократить временные затраты, но и дает возможность управлять ассортиментом торговых точек.

Автоматизация бизнес-процессов в часовой компании позволяет не только сократить временные затраты, но и дает возможность управлять ассортиментом торговых точек. 

Год назад мы рассказывали о системе автоматизации, разработанной и внедренной тюменской часовой компанией «Академия времени». Программа «Управление часовым салоном», реализованная на платформе «1С: Предприятие», позволила значительно сократить потери времени и, соответственно, повысить заработок за счет оптимизации операций по оприходованию и учету товара. Внедрение системы упростило бухгалтерский учет, работать стало удобнее и руководству, и продавцам. Все это было подробно описано в № 2 журнала «Часовой бизнес» за 2011 год. 
За прошедший год выяснилось, что возможности программно-аппаратного комплекса не ограничиваются только учетом. Оказалось, что систему можно использовать и для планирования, что ничуть не менее, а возможно, и более важно для часовой розницы. В условиях региона портфель брендов компаний-ритейлеров отличается незначительно. Сформировать собственную устойчивую клиентскую базу можно только в том случае, если созданы конкурентные преимущества. 
Для часового магазина одно из главных преимуществ – наличие высоколиквидного ассортимента часов каждой конкретной марки. Когда салон состоит всего из одного отдела, поддерживать правильную структуру ассортимента можно и вручную, но когда число представленных брендов растет, а количество торговых точек увеличивается, осуществлять централизованный контроль над ассортиментом становится крайне сложно.

ГОТОВЫХ РЕШЕНИЙ НЕ ИМЕЕТСЯ
Использование компьютерных программ, созданных для управления торговыми компаниями, дает возможность полного и качественного контроля ассортимента. Любая программа автоматизации, которую вы используете, должна включать в себя схему основных бизнес-процессов компании: финансовые отношения с контрагентами, движение товаров, ценообразование и товаро-учет. 
Однако, изучив рынок ПО для автоматизации розницы, в «Академии времени» выяснили, что полного набора требуемых параметров нет практически ни у кого. Программы либо созданы без специализации, просто для розничной торговли любыми видами товаров, либо имеют специализацию слишком узкую (например, для продажи ювелирных изделий). В нашем же случае в первую очередь нужно было ПО для осуществления электронного контроля товарооборота как с розничными покупателями, так и с поставщиками. При этом оно должно было «уметь» учитывать определенные характеристики товара и специфику его продажи. Другим важным параметром было наличие функций по расчету заработной платы, учету доходов и расходов, инструментов для работы с различными типами баз данных (клиентской, дисконтных карт и др.) и специализированных форм отчетов. На последнем документе остановимся особо. Главная цель отчетных форм – составление рейтинга часовых брендов с учетом заданных характеристик (оборачиваемость, прибыльность и самое основное – анализ структуры ассортимента конкретного часового магазина и всей компании в целом). 
В результате за основу была принята платформа «1С: Предприятие 8», которая была доработана с учетом специфики часового ритейла. Базовые возможности были дополнены новыми, в частности анализом оборачиваемости.

ГЛАВНЫЙ КРИТЕРИЙ
Именно оборачиваемость является показателем, на основе которого чаще всего принимается решение о работе с часовым брендом. Но у каждого региона есть своя специфика, поэтому данный показатель должен формироваться, исходя непосредственно из собственных данных компании.
Для объективного расчета оборачиваемости необходимо учитывать три важных показателя: ценовую категорию часов, качественные показатели продукта, затраты, прямо или косвенно связанные с продуктом. В нашем случае от программы учета требовалось, чтобы она разбивала весь товар на четыре основные ценовые группы. Показатель цены совершенно заслуженно выведен на первое место – покупатель, как правило, делает выбор, руководствуясь в первую очередь стоимостью приобретения.
Далее модели часов, находящиеся в соответствующих ценовых группах, получают один из четырех качественных признаков: фэшн, классика, спорт, casual. Процентное соотношение необходимого для точки продаж количества часов с соответствующими качественными признаками рассчитывается программой автоматически, на основании ежедневных отчетов о продажах. В результате детальной обработки номенклатуры рассчитывается оборачиваемость либо конкретной модели, либо часовой марки в целом, с учетом ценовой группы и качественного признака. Делается это следующим образом: затраты, приходящиеся на ту или иную часовую марку, сравниваются попарно с выручкой от реализации часов и периодом полного оборота коллекции: заказ поставщику, приход на склад компании и продажа. После обработки этих данных программа рассчитывает оборачиваемость конкретных моделей часов и часовых марок с учетом качественных и финансовых показателей.

ЭТАПЫ ВНЕДРЕНИЯ
При создании системы автоматизации учета в «Академии времени» за основу были приняты две конфигурации на базе платформы «1С: Предприятие 8.2»: «Далион» и «Управление розничной торговлей». После объединения необходимых элементов двух конфигураций в одну получился так называемый скелет программы для внедрения.
На начальном этапе были выбраны следующие основные модули:
• автоматическая загрузка номенклатуры при поступлении товара;
• расчет и начисление заработной платы с учетом личных продаж и рейтинга продавцов;
• система универсальных подарочных сертификатов;
• база данных дисконтных карт с функцией динамического размера скидки в зависимости от размера покупок, времени года, рейтинга часовой марки;
• база данных клиентов с инструментами по автоматической рассылке уведомлений и поздравлений через SMS и электронную почту;
• автоматический обмен информацией между розничными магазинами и основным складом;
• система автоматической переоценки товаров в рознице при изменении цены;
• электронный документооборот по каждой товарной единице (время поступления на склад, поставщик, стоимость, переоценка, время поступления в магазин, время реализации, чек реализации с указанием стоимости продажи, размера скидки, данных покупателя и сотрудника, продавшего товар);
• система характеристик каждой номенклатурной единицы, в которую вошли как качественные и технические показатели товара, так и его особые свойства, необходимые для определения его рейтинга. Для каждой модели часов выделено два основных классификационных направления: стилевое (классика, фэшн, спорт и т.д.) и ценовое. При этом сегментация часов по цене задана не жестко, изменяется в зависимости от выручки за определенный период и количества проданных часов. 

ВЫЙТИ В ТИРАЖ
Оговоримся, что прямой экономический эффект подобного внедрения подсчитать сложно. Однако оптимально подобранный ассортимент безусловно повышает выручку каждой торговой точки. Кроме того, автоматизированный расчет оборачиваемости позволяет лучше планировать бизнес, сокращая лишние расходы, что особенно важно для региональных часовых компаний.
Разумеется, в ходе внедрения имелись трудности. Самая главная из них связана с необходимостью постоянного обучения персонала нововведениям, так как программный продукт реализуется поэтапно, а, значит, определенные процедуры могут меняться не один раз. Тем не менее по окончании полного внедрения и доработки всех деталей сотрудники компании и руководство замечают реальную пользу. Это сокращение времени на определенные процедуры, снижение числа ошибок сотрудников, а главное – становится доступной оперативная и достоверная информация для принятия управленческих решений.
К нам неоднократно поступали предложения о продаже модифицированной нами программы, но для этого есть одно ограничение. Программа постоянно дорабатывается и изменяется, а значит, человек, купивший ее, должен будет постоянно получать обновления. Установить их не проблема, а вот объяснить, для чего они нужны представителям другой компании, не всегда возможно. Отчасти это происходит из-за того, что многие модули созданы исключительно для нашего внутреннего использования (например, загрузка информации о товарах на сайт).
Более того, какими бы эффективными ни были наши модули, их внедрение в каждую новую компанию должно проводиться непосредственно с участием руководства и сотрудников. Только в этом случае будет достигнут максимальный эффект, поэтому правильнее будет не продавать программу как продукт, а оказывать услуги по консультации заинтересованных в автоматизации своих магазинов руководителей и сотрудников.

Опубликовано в журнале "Часовой Бизнес" №3-2012

Портал профессионалов часового бизнеса TimeSeller.ru
При перепечатке активная ссылка обязательна

Теги: 3-2012