Материальная ответственность: как сделать ее рабочей
Чтобы построить систему ПКМО, необходимо сделать три, на первый взгляд, банальные, вещи:
1. Защитить объект и ценности.
2. Наладить учет и контроль товаров.
3. Оформить КМО.
Защита магазина и ценностей в контексте МО необходима для того, чтобы работники, они же в будущем члены коллектива (бригады) с коллективной МО, не имели возможности снять с себя ответственность, апеллируя к изъянам в инженерной, технической и физической защите магазина. Сюда также относятся пробелы в организации режимов, процедурах открывания и закрывания дверей помещений, сейфов, сдачи под охрану и т.д.
МО, по мнению некоторых недалеких работодателей, служит для перекладывания бремени обеспечения сохранности с бюджета организации на плечи работников. Серьезное и глупое заблуждение. Как только у работников появляется возможность зафиксировать недостаток любого из перечисленных элементов, тут же рождается основание для избегания ответственности. А если работники принесут в суд копию зарегистрированного в вашей канцелярии заявления о том, что они жаловались работодателю на неработающий замок, вряд ли вы получите положительное решение о возмещении недостачи. Сработают «обстоятельства, исключающие МО работника» (ст. 239 Трудового кодекса РФ) в виде «неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику». Поэтому построение полноценной надежной защиты объекта и товаров, а также акцептованная регламентация режимных аспектов важны еще и с точки зрения перспектив привлечения сотрудников к реальной материальной ответственности.
Стоит отметить, что в теории КМО существует презумпция виновности работников, вытекающая из ст. 245, которой нужно научиться грамотно пользоваться. Там указано, что «для освобождения от материальной ответственности член коллектива (бригады) должен доказать отсутствие своей вины». Не работодатель обязан доказать вину каждого работника, как в иных отраслях права, а наоборот, сотрудники должны оправдываться. Работодателю же достаточно сделать четыре важных дела:
1. Определить факт ущерба, то есть провести проверку.
2. Установить размер ущерба, то есть провести инвентаризацию.
3. Взять с работников письменные объяснения, то есть опросить.
4. Зафиксировать, что не было «возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны» (ст. 239), то есть в материалах проверки отметить, что ограбления или наводнения не было.
Учет и контроль — основа качественной МО, ее фундамент. Очевидно, если в магазине или на складе бардак с товарными операциями и отражением движения ценностей в учете, о МО можно забыть. Ведь для того чтобы точно установить размер ущерба, должен быть порядок как в физическом товародвижении, так и в учетном. Недостача есть не что иное, как отрицательная разница между фактическим наличием и данными по учету. Данные в учете, в свою очередь, суммируют на момент времени все приходные и расходные операции с ценностями.
Здесь основная задача работодателя — обеспечить постоянный объективный учет, не зависящий от возможных искажений работниками объекта. Предположим, что сотрудники магазина или склада не заинтересованы в точном учете в части, например, своевременного оприходования поступлений или склонны «ошибаться», уменьшая количество единиц в приходе. Тем самым работники «тестируют» систему контроля работодателя, нащупывают ее слабые места для последующего хищения. Работодатель должен это понимать и постоянно предпринимать меры по повышению устойчивости системы учета и контроля перемещений от возможных манипуляций.
Цель — обеспечить точное соответствие остатков магазина/склада не только в контуре учета этого объекта, но и на вышестоящем контрольном уровне. Здесь универсальных советов не бывает, поскольку у каждого читателя своя уникальная система учета. Как говорится, надо смотреть. А отклонений и изъянов (рисков), которые я нахожу, диагностируя процедуры товародвижения, всегда хоть отбавляй, даже у федеральных операторов.
Еще одна важная деталь — первичные товарные документы. В целях МО, особенно в судах, недостаточно просто распечатки реестра 1С, необходимо иметь накладные с подписями ответственных лиц. Отсутствие таких документов ведет к отсутствию ответственности, и наши сотрудники это хорошо понимают. Поэтому и бумажный документооборот, кроме всего прочего, должен быть нацелен на выполнение задач вероятного наступления материальной ответственности.
Безусловно, отклонения от процессов и невыполнение учетных и документальных процедур будут иметь место. Вопрос в том, насколько быстро вы в своей сегодняшней ситуации об этом можете узнавать. Вообще, любой риск из числа неустранимых должен быть протестирован именно этим вопросом. Например — неполная приемка поставки ценного груза со склада в филиальный магазин. Возможно? Да сколько угодно! Как быстро вы узнаете об этом инциденте?
Третье — оформление КМО. Все в достаточной степени описано в законодательстве. Как сформировать бригаду, что написать в трудовых договорах и должностных инструкциях, как оформить договоры о ПКМО и т.д. — всем хорошо известно. А проводишь аудит системы МО — полная неразбериха. Договоров нет, составы бригад некорректные, подписи не все поставлены, должности не соответствуют и т.п. Деталей, которые следует учесть, очень много.
Просто организовать КМО. Намного сложнее сделать так, чтобы она работала, чтобы она всегда была актуальна на каждом вашем торговом или складском объекте. «Актуальна всегда» означает, что на момент проверки или инцидента весь штатный состав работников включен в договор о ПКМО с собственноручными подписями и соблюдено условие 50%-го порога. Очень остро вопрос актуальности МО стоит для сетей магазинов, разбросанных по регионам и обремененным текучестью кадров. Некорректный или недействительный договор о ПКМО дезавуирует МО и моментально переводит вопрос возмещения недостачи в уголовно-процессуальную плоскость со всеми вытекающими, включая практически полную бесперспективность.
И что здесь важно — вы должны постоянно, то есть ежедневно, контролировать актуальность всех договоров в соответствии с движением кадров и должны быть уверены в том, что второй оригинальный экземпляр договора находится у вас в офисе. Не секрет, что договор в самом магазине может легко «потеряться». Нет договора — нет МО, нет возмещения.
Но и просто правильного действующего договора недостаточно.
Инвентаризация. По договору о КМО ценности вверяются заранее установленной группе лиц, на которую возлагается полная материальная ответственность за их недостачу (ст. 245). Ценности должны быть описаны и переданы (вверены) каждой новой группе лиц. То есть включение каждого нового работника в коллектив должно сопровождаться полной инвентаризацией ценностей, за которые предполагается полная МО. Напротив, исключение (выбытие) члена коллектива с объекта также должно сопровождаться инвентаризацией. Если вы этого не сделали, у вас проблемы. Сотрудница в декрет — инвентаризация. Новый сотрудник — инвентаризация. Смена директора магазина — инвентаризация. Увольнение работника — инвентаризация. Перевод на другой магазин — инвентаризация. Смена половины от первоначального состава — инвентаризация. Договор есть, но инвентаризация по указанным основаниям своевременно не проведена, — МО под угрозой.
Поэтому не будем забывать о том, что актуальность МО — это не только правильный договор, но и своевременная, качественная и объективная инвентаризация. Ситуации, при которых инвентаризации, проводимые самими сотрудниками объектов, делаются формально или без реального пересчета товаров, достаточно типичны. Не говоря уже о приписках и намеренных искажениях. Есть ли у вас собственный действенный контроль таких отклонений? Если нет, будьте уверены — вас немножко обманывают. И не забудьте о том, что инвентаризация как контрольное мероприятие сама по себе подчиняется ряду требований по проведению и оформлению.
Вы спросите, к чему такие сложности. Дело в том, что МО — это, прежде всего, один из видов юридической ответственности наравне с уголовной, гражданской, административной или, скажем, дисциплинарной. Поэтому требует к себе повышенного внимания с точки зрения соблюдения всех норм законодательства. Если, конечно, вы хотите получить положительное решение суда о возмещении ущерба.
Однако с точки зрения бизнеса не стоит относиться к МО только как к обязанности работников «возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб» (ст. 238), который уже наступил. Необходимо позиционировать МО не как ответственность за нанесенный ущерб, а как ответственность за несоблюдение правил МО. Тем самым трансформировать МО в инструмент предотвращения потерь. Когда МО будет реально работать на предотвращение?
Во-первых, когда сотрудники будут уверены в том, что ваша система МО всегда актуальна. Здесь защита и режимы, учет и контроль, договорная работа и инвентаризации. Здесь ответственность за несоблюдение процедур администрациями объектов.
Во-вторых, когда сотрудники будут видеть, что вы умеете использовать МО для успешного привлечения к ответственности. Здесь положительные решения судов и широкое информирование персонала о победах ваших юристов.
В-третьих, когда сотрудники будут видеть, что вы грамотно используете систему МО для работы с правоохранительными органами в случае инцидентов. Здесь правильный первичный учет и документальное оформление участия сотрудников в товародвижении.
И, конечно, необходимо по максимуму использовать еще одно, доставшееся нам из советского прошлого свойство коллективной МО — побуждение к взаимному контролю в коллективе. Предположим, что на вашем торговом или складском объекте все же есть люди, которые не хотят и не будут воровать. Не желая платить за недостачи других, честные сотрудники будут помогать работодателю в выявлении и пресечении хищений. Несомненно, использование такой помощи тоже нужно организовывать.
Кроме уже перечисленных, в организации МО есть ряд тонкостей, о которых также стоит помнить.
Материальная ответственность присутствует только там, где у ваших работников с вами заключены трудовые договоры.
Материальная ответственность наступает за ущерб, причиненный имуществу работодателя (ст. 238), и в случае инцидента вы должны будете доказать вещные права на утраченные товары.
Не все сотрудники, находящиеся на территории магазина, могут быть включены в коллектив с ПКМО. Не могут — охранники (контролеры), мастера-ювелиры и сотрудники ломбарда, уборщица и дворник.
Есть разные основания для привлечения к полной материальной ответственности, но самый надежный — «на основании специального письменного договора» (ст. 243).
МО еще хороша тем, что, в отличие от других видов юридической ответственности, одновременно с возмещением ущерба возможно привлечение «работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю» (ст. 248). Комплексная ответственность работает сильнее.
Разрывая искусственно единый технологический процесс движения ценностей и разграничивая рабочие места, помните, что это может служить основанием для суда или адвокатов признать неправомерным объединение работников в коллектив с единой материальной ответственностью, с последующим отказом в иске (ст. 245).
И в заключение. Детали материальной ответственности регламентируются не только Трудовым кодексом, но и десятками других нормативных подзаконных актов.
Таким образом, учитывая важность и реальную превентивность ПКМО в ювелирной сфере, имея положительный опыт организации и возмещения, я возвожу ее в абсолют и настоятельно рекомендую сверить вашу ситуацию с приведенным описанием. Чтобы не перегружать материал, мне приходилось избегать некоторых острых юридических углов, но на то у всех есть свои юристы.
Любой читатель может сказать, что построение и поддержание работоспособности системы МО — слишком сложный процесс, требующий постоянных усилий, и не проще ли воспользоваться альтернативными методами типа успешных расследований или глубокой оперативной работы и пр.? Проще. Пользуйтесь. Когда у вас один-два магазина, это работает, когда десятки — не работает.
В принципе, здесь лишних инструментов не бывает, вы можете использовать все доступные. Фишка МО в том, что этот инструмент не надо придумывать, он уже дан вам сверху. Всегда готов помочь с ним разобраться.